Gestion du Secrétariat des Volontaires Sportifs Lausannois
Afin que vous sachiez à qui vous vous adressez lorsque vous nous appelez ou écrivez, nous tenons à vous informer des changements du personnel au sein du secrétariat des Volontaires Sportifs Lausannois. Madame Constance Lombardet étant absente pour plusieurs mois et Madame Carine Borel ne travaillant plus pour le Service des Sports, ce sont Monsieur Jeremy Jaquier (en remplacement de Mme Borel) et Madame Caroline Pirker (en remplacement de Mme Lombardet) qui sont actuellement en charge de la gestion des différentes tâches administratives de l’association des VSL. Ces tâches concernent notamment les appels aux volontaires pour les différentes manifestations, la gestion des points et des prix, les nouvelles inscriptions, la gestion des e-mails et des téléphones, la rédaction de la Newsletter et l’organisation de la soirée des VSL 2024. Tous deux se réjouissent d’échanger avec vous et de vous rencontrer lors d’une prochaine manifestation.
Dynamiser les réseaux sociaux
À l’ère des smartphones et des tablettes, nous nous devons de moderniser notre façon de communiquer. C’est pourquoi, nous avons décidé de prendre soin de nos réseaux sociaux et de les utiliser de manière plus régulière et assidue. D’une part cela vous donnera la possibilité de suivre l’actualité des manifestations lausannoises et de vous faire vivre, revivre ou garder un souvenir des différents évènements sportifs lausannois à travers des photos, vidéos et commentaires. D’autre part, cela permettra de faire connaître les Volontaires Sportifs Lausannois à un large public et ainsi peut-être donner envie à de nouvelles personnes de rejoindre ce beau programme.
Il est donc prévu de mettre à jour notre page Facebook, que nous vous invitons d’ailleurs à suivre si ce n’est pas encore le cas.
Nous allons également créer une page Instagram qui sera sur pied au début de l’année 2024.
Engagements des volontaires et organisateurs
L’un des objectifs de l’envoi de Newsletters est aussi de vous rappeler différents aspects du programme des Volontaires Sportifs Lausannois qui contribuent à son bon fonctionnement. Dans cette communication, nous souhaitons vous informer à nouveau de quelques points importants relatifs à vos principaux engagements en tant que volontaires mais aussi ceux des organisateurs de manifestations :
Engagements des volontaires auprès des organisateurs :
1. Participer à l’atteinte des objectifs du comité d’organisation.
2. Respecter les personnes avec lesquelles ou auprès desquelles l’activité volontaire s’exerce.
3. Assurer avec sérieux et régularité l’activité choisie ou proposée (mission).
4. Annoncer suffisamment à l’avance tout changement de disponibilité ou cessation de l’engagement.
5. Collaborer dans un esprit de compréhension mutuelle avec les autres volontaires et toutes les personnes impliquées dans l’organisation.
6. Respecter les horaires demandés par le comité d’organisation.
7. Accepter que ses coordonnées soient utilisées dans le cadre d’un appel aux volontaires, sur demande des comités d’organisation.
8. Confirmer être couvert·e par une assurance-accidents.
Engagement des organisateurs auprès des volontaires :
1. Annoncer au Service des sports de manière claire les besoins en volontaires au minimum deux mois à l’avance.
2. Désigner une personne responsable en charge des volontaires.
3. Envoyer un courrier (lettre ou e-mail) d’accueil aux volontaires, ainsi que de la documentation à propos de la manifestation.
4. Indiquer aux volontaires les tâches à accomplir, les horaires de leur engagement, une personne de contact, y compris quand et comment l’atteindre.
5. Donner un uniforme de travail (t-shirt), un repas froid pour une demi-journée de travail (soit jusqu’à 7 heures de présence) ou un repas chaud pour une journée de travail (soit au-delà de 7 heures de présence).
6. Remercier les volontaires pour le travail effectué en leur remettant un courrier (lettre ou e-mail) et une attestation de travail (si demandée).
7. Transmettre dans les trois semaines qui suivent l’événement le récapitulatif des jours-présence des volontaires au Service des Sports afin que leurs points leur soient attribués.
Soirée des Volontaires Sportifs Lausannois
Continuons cette belle épopée avec l’annonce de la date de la fameuse soirée des VSL qui aura lieu le lundi 27 mai 2024 au Casino de Montbenon à Lausanne. Cette soirée est destinée à remercier tous les VSL ayant obtenu un point ou plus dans le cadre de leur engagement bénévole en 2023. Les invitations pour cette soirée seront prochainement envoyées aux personnes éligibles. Nous nous réjouissons de vous retrouver lors de cette soirée, dans un cadre amical et festif.
Nous nous sommes rendus compte à quel point les animations de cette soirée sont importantes pour la réussite de celle-ci. Vos envies et idées nous intéressent ! Pour cette raison, nous avons décidé cette année de vous faire participer à un sondage dans lequel vous aurez l’occasion de pouvoir voter pour le style d’animation que vous voudriez avoir lors de cette soirée. Ne soyez pas timides et participer au sondage en cliquant sur ce lien .
À noter que le délai de réponse au sondage est fixé au 22 décembre prochain.
Vœux de fin d’année
Pour clôturer, nous tenons à vous transmettre d’ores et déjà tous nos vœux de bonheur pour cette fin d’année 2023 et espérons vous retrouver toutes et tous en 2024, en pleine forme et de bonne humeur comme toujours. Nous avons hâte de commencer le chapitre 2024 à vos côtés et espérons que cette nouvelle année sera remplie de moments heureux, y compris lors de vos missions volontaires.
Nous souhaitons vous dire encore une fois un grand MERCI de votre engagement pour le sport lausannois et vous adressons nos meilleures salutations.
Le Comité des VSL
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Si vous ne souhaitez plus recevoir les communications aux VSL (4 mails dans l’année), nous vous remercions de bien vouloir le mentionner directement dans votre compte VSL ou de nous en faire part via email à info@volontaireslausannois.ch.